Politicile sunt orientări sau criterii care sunt luate în considerare pentru realizarea obiectivelor unei organizații. O politică privind voluntarii oferă organizației o metodă coerentă de abordare a implicării voluntarilor în cadrul organizației. Aceasta ajută la asigurarea faptului că toți cei implicați în organizație înțeleg și apreciază implicarea voluntarilor. În mod ideal, politica privind voluntarii ar trebui să fie elaborată împreună cu personalul și voluntarii și revizuită periodic.

O politică bună arată, de asemenea, că organizația ia în serios implicarea voluntarilor și o gestionează în mod profesionist și că implicarea voluntarilor este planificată ca parte a activităților întregii organizații, mai degrabă decât ca o activitate ad-hoc care se află în afara organizației principale.

Înainte de a redacta o politică, aflați de ce doriți să implicați voluntari în organizația dumneavoastră. Organizația dvs. se bazează pe voluntari pentru a-și furniza serviciile? Pot voluntarii să îmbunătățească serviciile furnizate de personalul plătit?

Această listă este doar cu titlu orientativ. Trebuie să vă adaptați politica privind voluntarii la nevoile organizației dumneavoastră. Orice declarații pe care le faceți în politica dumneavoastră privind voluntarii ar trebui să fie, de asemenea, susținute de politici și proceduri adecvate.

Ar trebui desemnată o persoană responsabilă pentru a supraveghea punerea în aplicare a politicii. Politicile ar trebui revizuite periodic, cel puțin o dată pe an, pentru a se vedea dacă trebuie revizuite ca răspuns la feedback sau la schimbările din cadrul organizației.

Iată câteva exemple:

• Orientările comportamentale reprezintă un set de reguli practice care au ca scop reglementarea comportamentului oamenilor unii față de alții, în vederea realizării unei coexistențe armonioase. Respectarea acestor norme de conduită este o condiție de angajare. Angajații care nu respectă aceste standarde pot fi supuși unor măsuri disciplinare, cum ar fi concedierea.

• Politica împotriva bullying-ului și hărțuirii recunoaște dreptul tuturor angajaților de a le fi respectată demnitatea personală. Prevenirea hărțuirii este responsabilitatea fiecărui individ. Este responsabilitatea managerilor și a membrilor Consiliului de administrație să abordeze problema hărțuirii, iar personalul și membrii Consiliului de administrație își vor exprima dezaprobarea atunci când se confruntă cu hărțuirea. Un model de politică împotriva intimidării și hărțuirii este prezentat în anexa 1.

• Politicile de loialitate se referă la obligațiile de loialitate ale angajaților față de asociație și față de angajator. Comportamentul angajaților trebuie să inspire încredere și să nu discrediteze asociația, la fel ca și loialitatea, onestitatea și fidelitatea.

• Politica de confidențialitate este o declarație de principii și orientări pentru protejarea informațiilor personale ale persoanelor care sunt clienți, furnizori sau alte persoane. Toate informațiile din dosarul unui angajat trebuie să fie păstrate în mod confidențial de către directorul general, supervizor și manager. Aceste informații pot fi dezvăluite numai acelor persoane autorizate să le primească. Informațiile confidențiale primite de angajați în cursul activității lor profesionale nu trebuie să fie utilizate de către un angajat pentru a promova interese private.

Procedura este un termen care se referă la acțiunea de a proceda, ceea ce înseamnă a acționa într-un anumit mod. Conceptul, pe de altă parte, este legat de o metodă sau de un mod de a executa ceva.

O procedură, în acest sens, constă în parcurgerea anumitor pași prestabiliți pentru a îndeplini eficient o sarcină. Obiectivul său ar trebui să fie unic și ușor de identificat, deși pot exista diferite proceduri pentru același scop, fiecare cu structuri și etape diferite și fiecare oferind mai multă sau mai puțină eficiență.

Dacă politicile stabilesc liniile directoare ale organizației, "ce trebuie făcut", al doilea pas va fi elaborarea unor proceduri care să îndrume "cum trebuie făcut". Existența unei politici de voluntariat, și chiar elaborarea unor proceduri de acțiune, facilitează sarcina de coordonare a voluntarilor, deoarece aceștia au o orientare sau un ghid pentru munca lor.

Exemplele de proceduri pentru desfășurarea activităților viitoare (pe baza politicilor din secțiunea anterioară) sunt:

• Proceduri privind normele de conduită. Consiliul de administrație trebuie să promoveze diseminarea, cunoașterea și respectarea normelor de conduită și să stabilească canalele de comunicare adecvate, astfel încât orice angajat să poată solicita sau furniza informații privind respectarea normelor, asigurând în același timp confidențialitatea plângerilor tratate în orice moment. Trebuie stabilite informații privind nivelul de respectare a normelor de conduită.

• Procedura împotriva anti-bullying-ului și a hărțuirii. În primul rând, personalul ar trebui să fie instruit în ceea ce privește prevenirea hărțuirii. Personalul ar trebui să raporteze imediat situația echipei de conducere și să identifice situația. Inițial, atât reclamantului, cât și presupusul hărțuitor sau agresor li se va oferi posibilitatea de a rezolva conflictul prin mediere directă. În cazul în care nu se ajunge la niciun acord, procedura va continua. Procedura este urgentă și confidențială. Odată ce procedura a fost inițiată, are loc o întâlnire cu persoanele implicate în caz. După ce au fost obținute informații și a fost făcută o declarație personală scrisă, părțile vor fi informate cu privire la concluziile și/sau măsurile de remediere propuse. În anexa 2 este prezentat un model de procedură împotriva hărțuirii și hărțuirii.

• Procedura de fidelizare. Înainte de a fideliza personalul, este important să se identifice pe cine are organizația. Profilul acestora, contribuțiile lor și nivelul lor de angajament. Pe de altă parte, fidelizarea angajaților necesită luarea în considerare a timpului și a resurselor investite în formare și educație. Prin urmare, pentru a construi loialitatea, este esențial să se prețuiască angajații ca fiind cele mai importante verigi ale parteneriatului. Responsabilitățile managerilor față de lucrători includ remunerarea și beneficiile socio-economice, oportunitățile de creștere și de dezvoltare a carierei, motivația și siguranța locului de muncă, precum și caracterul adecvat al relațiilor interpersonale. Tehnicile de fidelizare includ evaluarea climatului de lucru, anchete de motivație și de satisfacție personală, chestionare și interviuri pentru angajați.

• Proceduri de confidențialitate. Angajații trebuie să se informeze cu privire la confidențialitate și la gestionarea informațiilor confidențiale și să semneze un formular de recunoaștere a confidențialității și a confidențialității informațiilor înainte de a începe să lucreze în cadrul asociației. Managerii trebuie să se asigure că noii angajați semnează un formular de Recunoaștere a confidențialității și a confidențialității informațiilor înainte de a-și începe activitatea în cadrul asociației. Personalul de resurse umane ar trebui să plaseze aceste formulare în dosarele angajaților.