Moduł 5

POLITYKA I PROCEDURY

Wstęp

Praca wolontariuszy jest bardzo istotna dla wielu organizacji. Aby docenić pracę wolontariuszy i rolę, jaką odgrywają w organizacji, bardzo ważne jest posiadanie polityki i procedur, które odpowiadają potrzebom organizacji.

Poniższy kurs opisuje zasady i procedury, które mogą pomóc w stworzeniu podstaw sukcesu i bezpieczeństwa dla uczestników i pracowników, którzy są częścią programów wsparcia rówieśniczego.

Cele

Głównymi celami tego działu są:

Zrozumienie pojęcia i znaczenia polityki i procedur organizacji.
Poznanie różnych polityk i procedur występujących w organizacji.
Zapoznanie się z najczęściej stosowanymi procedurami regulującymi wolontariat.

Czas trwania i wymagania

Przybliżony czas czytania modułu, bez uwzględnienia sugerowanych zasobów i dalszej lektury, wynosi około 3 godzin.

Uczący się nie muszą posiadać szczególnej wiedzy lub umiejętności. Uczestnicy będą potrzebowali komputera z połączeniem internetowym oraz kartki papieru i długopisu do robienia notatek.

Wskazane jest, aby uczący się sięgali po materiały źródłowe i w ten sposób pogłębiali przekazywane informacje.

Treść

Każda organizacja składa się z ludzi pełniących różne role i odnosi się do różnych grup, w tym kierownictwa, płatnego personelu, wolontariuszy i użytkowników. Organizacje wolontariuszy charakteryzują się znaczeniem tej konkretnej grupy, która je identyfikuje lub nadaje im tożsamość.

Rysunek 1: Agenci związani z organizacjami

Źródło: Observatorio del Tercer Sector, 2006

Altruistyczna natura wolontariatu oraz fakt, że wiele organizacji powstało często dzięki wysiłkom wolontariuszy, prowadzą czasem do niedoceniania znaczenia zarządzania tą grupą. Istnieją elementy, którymi należy zarządzać spójnie zarówno dla organizacji, jak i wolontariusza, tak aby relacja była jak najbardziej korzystna dla obu stron.

Zarządzanie wolontariatem ma więc na celu pomóc ludziom w realizacji ich potencjału w taki sposób, aby ich motywacja była zgodna z celami organizacji.

Nie wszystkie organizacje osiągnęły poziom zaawansowania, który pozwala im uznać istotę propozycji ogólnych działań na rzecz wolontariuszy w celu dostosowania perspektyw lub oczekiwań tej grupy do perspektyw organizacji. Należy wziąć pod uwagę, że zarządzanie nimi wymaga holistycznego spojrzenia, które pozwala na analizę całej ścieżki życia osoby w organizacji.

Polityki i procedury to zbiór zasad i metod opracowanych i przekazanych w celu ustrukturyzowania określonych procesów w organizacji. Termin ten obejmuje zbiór instrukcji dla pracowników, począwszy od ogólnych wytycznych po konkretne kroki dla poszczególnych zadań.

Ustalenie i zakomunikowanie polityk i procedur jest konieczne we wszystkich organizacjach. Polityki to ogólne zasady, które są zgodne z misją organizacji i są projektowane przez menedżerów, aby kierować wszystkich pracowników w podejmowaniu decyzji w celu realizacji codziennych zadań.

Procedury to bardziej konkretne i szczegółowe zasady, wyrażone zazwyczaj jako metody lub kroki służące do wykonania określonej czynności.

Polityki i procedury powinny być ze sobą spójne i mieć wspólny cel strategiczny. Wspierają standaryzację poprzez najlepsze praktyki oraz sprawiają, że komunikacja instrukcji i szkoleń jest bardziej efektywna i kompletna.

Polityki

Polityka to wytyczne lub kryteria, które są brane pod uwagę przy realizacji celów w organizacji. Polityka wolontariatu zapewnia organizacji spójny sposób podejścia do kwestii zaangażowania wolontariuszy w całej organizacji. Pomaga zapewnić, że wszyscy zaangażowani w organizacji rozumieją i cenią zaangażowanie wolontariuszy. Najlepiej, jeśli polityka wolontariatu będzie tworzona wspólnie z pracownikami i wolontariuszami i regularnie weryfikowana.

Dobra polityka świadczy również o tym, że organizacja traktuje zaangażowanie wolontariuszy poważnie i zarządza nim w sposób profesjonalny, a także, że zaangażowanie wolontariuszy jest planowane jako część działań całej organizacji, a nie jako działanie bez przygotowania, które leży poza główną organizacją.

Zanim napiszesz politykę, dowiedz się, dlaczego chcesz zaangażować wolontariuszy w swoją organizację. Czy Wasza organizacja polega na wolontariuszach w świadczeniu swoich usług? Czy wolontariusze mogą poprawić jakość usług świadczonych przez płatny personel?

Ta lista jest tylko wskazówką. Powinieneś dostosować swoją politykę wolontariatu do potrzeb swojej organizacji. Wszelkie stwierdzenia zawarte w polityce wolontariatu powinny być poparte odpowiednimi zasadami i procedurami.

Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną, która będzie nadzorować realizację polityki. Polityka powinna być regularnie, co najmniej raz w roku, poddawana przeglądowi, aby sprawdzić, czy nie wymaga ona zmian w odpowiedzi na informacje zwrotne lub zmiany w organizacji.

Oto kilka przykładów:

Wytyczne zachowania to zbiór praktycznych zasad, których celem jest regulowanie zachowań ludzi wobec siebie w celu osiągnięcia harmonijnego współżycia. Przestrzeganie tych standardów postępowania jest warunkiem zatrudnienia. Pracownicy, którzy nie przestrzegają tych standardów mogą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, np. zwolnieniu z pracy.

Polityka przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu uznaje prawo wszystkich pracowników do poszanowania ich godności osobistej. Zapobieganie mobbingowi jest obowiązkiem każdej osoby. Obowiązkiem kierowników i członków Zarządu jest zajęcie się problemem mobbingu, a pracownicy i członkowie Zarządu będą wyrażać swoją dezaprobatę, gdy spotkają się z mobbingiem. Wzór polityki przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu znajduje się w Załączniku 1.

Polityka lojalności odnosi się do obowiązków lojalności pracowników wobec stowarzyszenia i pracodawcy. Zachowanie pracowników musi wzbudzać zaufanie i nie może przynosić ujmy stowarzyszeniu, podobnie jak lojalność, uczciwość i wierność.

Polityka prywatności to określenie zasad i wytycznych dotyczących ochrony danych osobowych osób, które są klientami, dostawcami lub innymi osobami. Wszystkie informacje zawarte w aktach pracownika muszą być utrzymywane w tajemnicy przez Dyrektora Naczelnego, przełożonego i kierownika. Informacje te mogą być ujawnione tylko osobom upoważnionym do ich otrzymania. Informacje poufne otrzymane przez pracowników w trakcie zatrudnienia nie mogą być wykorzystywane przez pracownika do realizacji prywatnych interesów.

Procedury

Procedura to termin, który odnosi się do czynności postępowania, czyli działania w określony sposób. Natomiast pojęcie to związane jest z metodą lub sposobem wykonania czegoś.

Procedura, w tym sensie, polega na wykonywaniu pewnych z góry określonych kroków w celu skutecznego wykonania zadania. Jej cel powinien być unikalny i łatwo identyfikowalny, chociaż mogą istnieć różne procedury służące temu samemu celowi, każda o innej strukturze i krokach, i każda oferująca większą lub mniejszą skuteczność.

Jeśli polityka określa wytyczne organizacji, "co ma być zrobione", to drugim krokiem będzie opracowanie pewnych procedur, które dają wskazówki, "jak to ma być zrobione".Istnienie polityki wolontariatu, a nawet opracowanie pewnych procedur działania, ułatwia zadanie koordynacji wolontariuszom, ponieważ mają oni orientację lub przewodnik dla swojej pracy.

Przykładowe procedury prowadzenia przyszłych działań (w oparciu o polityki z poprzedniej sekcji) to:

Procedury dotyczące zasad postępowania. Zarząd musi promować rozpowszechnianie, znajomość i przestrzeganie zasad postępowania oraz ustanowić odpowiednie kanały komunikacji, tak aby każdy pracownik mógł zwrócić się o udzielenie informacji na temat przestrzegania zasad lub je przekazać, przy czym należy zawsze zapewnić poufność rozpatrywanych skarg. Należy ustalić informacje na temat poziomu przestrzegania norm postępowania.

Procedura przeciwdziałania mobbingowi I molestowaniu. W pierwszej kolejności personel powinien zostać przeszkolony w zakresie zapobiegania mobbingowi. Personel powinien natychmiast zgłosić sytuację zespołowi zarządzającemu i określić sytuację. Początkowo zarówno skarżącemu, jak i domniemanemu nękaczowi lub dręczycielowi zostanie zaproponowana możliwość rozwiązania konfliktu w drodze bezpośredniej mediacji. Jeśli nie dojdzie do porozumienia, procedura będzie kontynuowana. Procedura jest pilna i poufna. Po wszczęciu procedury odbywa się spotkanie z osobami zaangażowanymi w sprawę. Po uzyskaniu informacji i złożeniu osobistego pisemnego oświadczenia, strony zostaną poinformowane o wnioskach i/lub proponowanych działaniach naprawczych. Wzór procedury przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu znajduje się w Załączniku nr 2.

Procedura lojalności. Przed budowaniem lojalności pracowników należy określić, kogo organizacja posiada. Ich profile, ich wkład i poziom zaangażowania. Z drugiej strony, lojalność pracowników wymaga uwzględnienia czasu i środków zainwestowanych w szkolenia i edukację. Dlatego, aby budować lojalność, należy cenić pracowników jako najważniejsze ogniwa partnerstwa. Odpowiedzialność menedżerów wobec pracowników obejmuje wynagrodzenie i świadczenia społeczno-ekonomiczne, możliwości wzrostu i rozwoju kariery, motywację i bezpieczeństwo pracy oraz właściwe relacje interpersonalne. Techniki budowania lojalności obejmują ocenę klimatu pracy, badania motywacji i osobistej satysfakcji, kwestionariusze pracownicze i wywiady.

Procedura poufności. Pracownicy muszą dowiedzieć się o prywatności i postępowaniu z informacjami poufnymi oraz podpisać formularz Potwierdzenia Prywatności i Poufności Informacji przed rozpoczęciem pracy w stowarzyszeniu. Kierownicy powinni dopilnować, by nowi pracownicy podpisali Formularz potwierdzenia ochrony prywatności i poufności informacji przed rozpoczęciem pracy w stowarzyszeniu. Pracownicy działu kadr powinni umieścić te formularze w aktach pracowników.

Podsumowanie

Ten rozdział zawiera informacje na temat polityk i procedur, które odnoszą się do stowarzyszeń lub firm. W tym przypadku scenariusz miałby miejsce w stowarzyszeniach wsparcia rówieśniczego. Zaproponowano tu wytyczne do działania w powyższych przypadkach.

Efekty kształcenia

Po ukończeniu tego modułu będziesz w stanie:

Uświadomić sobie konieczność posiadania odpowiedniej polityki i procedur.
Zidentyfikować rodzaje polityk i procedur w stowarzyszeniu.

Self-assessment

Sugerowane źródła

What are policies and procedures? - definition: Meaning: Example. My Accounting Course. (n.d.). Retrieved from https://www.myaccountingcourse.com/accounting-dictionary/policies-and-procedures
Policies and procedures handbook. A Guide for Not-for-profit Organisations. Produced by Volunteering WA, 2019. Retrieved from https://www.volunteeringwa.org.au/resources/policies-and-procedures

Źródła

A guide to develop and deliver peer support services. (n.d.). Retrieved from https://www.interiorhealth.ca/sites/default/files/PDFS/getting-started-guide-to-develop-and-deliver-peer-support-services.pdf
Volunteer policies and procedures. NWF Volunteer Handbook. Retrieved from https://www.councilofnonprofits.org/sites/default/files/documents/Model%20Vol%20Handbook%20policies%20and%20proc.pdf
Policies and Procedures Manual for Volunteers. (n.d.). Retrieved from https://www.yumpu.com/en/document/view/50744633/policies-and-procedures-manual-for-volunteers-australian-
Buenas Prácticas en la gestión del voluntariado. Obra Social Fundación “la Caixa”. Retrieved from http://www.publicacionestecnicas.com/lacaixa/voluntariat/buenas_practicas/files/publicaciones/buenas_practicas/es/buenas_practicas.pdf

Załącznik 1

Wpisz tutaj nazwę firmy (logo):

Polityka dotycząca mobbingu i molestowania

Polityka

(Wpisz tutaj nazwę firmy) jest zobowiązana do zapewnienia bezpiecznego i pełnego szacunku środowiska pracy dla wszystkich pracowników i klientów. Mobbing i molestowanie nie będą tolerowane w tej organizacji. Wszyscy pracownicy będą traktowani w sposób sprawiedliwy i pełen szacunku.

Zastraszanie i nękanie:

Obejmuje każde niewłaściwe zachowanie lub komentarz osoby w stosunku do pracownika, o którym osoba ta wiedziała lub przy zachowaniu należytej staranności powinna była wiedzieć, że spowoduje upokorzenie lub zastraszenie tego pracownika, ale
Wyłącza wszelkie uzasadnione działania pracodawcy lub przełożonego związane z zarządzaniem i kierowaniem pracownikami lub miejscem zatrudnienia.

Przykłady zachowań lub komentarzy, które mogą stanowić nękanie i molestowanie to agresja słowna lub obelgi, nazywanie kogoś obraźliwymi nazwiskami, szkodliwe praktyki znęcania się lub inicjacji, dewastowanie rzeczy osobistych i rozsiewanie złośliwych plotek.

Pracodawcy są odpowiedzialni za:

Modelowanie zachowań pełnych szacunku w miejscu pracy;
Poważne traktowanie wszystkich skarg dotyczących niestosownego zachowania i szybkie ich rozpatrywanie;
Interweniowanie, gdy są świadkami niestosownego zachowania, aby je powstrzymać;
Udzielanie wskazówek i pomocy pracownikom, którzy zgłaszają im niestosownezachowanie;
Badanie zgłoszeń dotyczących nękania i zastraszania w razie potrzeby i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych;
Wyjaśnianie znaczenia niniejszej Polityki podczas udziału w orientacji nowych pracowników.

Pracownicy są odpowiedzialni za:

Zachowywanie się z szacunkiem w miejscu pracy i na spotkaniach związanych z pracą;
Próby rozwiązywania różnic z innymi pracownikami w sposób pełen szacunku;
Zwrócenie się do swojego przełożonego lub kierownika o pomoc w tym zakresie;
Zgłaszanie pracodawcy, jeśli doświadczają molestowania lub są świadkami molestowania innej osoby;
Współpracę w dochodzeniu w sprawie skargi dotyczącej molestowania.

Poufność

Firma (tu wstawić nazwę firmy) zachowa w tajemnicy tożsamość osób zaangażowanych w skargę oraz wszelkie informacje na temat skargi, chyba że: jest to konieczne w dochodzeniu w sprawie skargi, jeśli jest to część działania dyscyplinarnego lub jeśli jest to część prawa.

Podpis:

Data:

Załącznik 2

Procedura przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu

Procedura

Wszyscy pracownicy, po uzyskaniu informacji o incydencie lub zarzucie mobbingu, molestowania lub molestowania seksualnego, muszą działać zgodnie z obowiązkami określonymi w Polityce Mobbingu i Molestowania.

Ponieważ zakres Polityki rozciąga się na interesariuszy będących personelem, pracownikami, stażystami, uczestnikami i osobami poszukującymi pracy, wystąpią pewne różnice w procedurze, które w dużej mierze opierają się na stopniu bezpośredniej kontroli, jaką Maxima może sprawować w danej sytuacji, np. w interakcjach z Gospodarzami i innymi interesariuszami zewnętrznymi.

Zasady wspólne dla procedury to:

zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy (co w praktyce może oznaczać, że skarżący zostanie odsunięty od sytuacji do czasu ustalenia, że środowisko nie stwarza zagrożenia)
uwzględnienie opinii skarżącego
obiektywna ocena sytuacji
zaufanie/zdolność pracownika do zajęcia się problemem
dostarczenie informacji o odpowiednich i niezależnych usługach rzecznictwa i wsparcia w stosownych przypadkach.

W razie wątpliwości, pracownicy, którzy otrzymali zgłoszenie o przypadku mobbingu, molestowania lub molestowania seksualnego, są zachęcani do poufnego omówienia sprawy z menedżerem/urzędnikiem ds. zasobów ludzkich, specjalistą ds. kontaktów lub specjalistą ds. mobbingu i molestowania.

Metody składania sprawozdań

Obejmują:

obserwację bezpośrednią
bezpośrednie sprawozdanie od osoby lub grupy osób
przez stronę trzecią zgłaszającą zaobserwowane lub zgłoszone działanie.

Wszystkie zgłoszenia muszą być traktowane poważnie i poufnie.

Jeśli sprawa została zgłoszona przez osobę trzecią, ważne jest, aby porozmawiać z domniemaną ofiarą i poznać jej zdanie na temat danego zachowania.

Metody rozwiązywania problemów

Każdy pracownik, który otrzyma zgłoszenie dotyczące nękania, molestowania lub molestowania seksualnego, musi podjąć decyzję dotyczącą właściwego rozwiązania. Przy podejmowaniu tej decyzji oczekuje się, że zostaną wzięte pod uwagę następujące kwestie:

stanowisko skarżącego
powagę sprawy
pewność/zdolność pracownika do zajęcia się problemem.

W razie wątpliwości, pracownicy, którzy otrzymali zgłoszenie o problemie, są zachęcani do poufnego omówienia sprawy z menedżerem/urzędnikiem ds. zasobów ludzkich, specjalistą ds. Kontaktów lub specjalistą ds. mobbingu i molestowania.

Jeśli sprawa została zgłoszona przez osobę trzecią, ważne jest, aby porozmawiać z domniemaną ofiarą i poznać jej opinie na temat danego zachowania.

Niewielkie zarzuty

W przypadku mniej poważnych kwestii, rozwiązywanie problemu może obejmować:

nieformalną poradę
poinformowanie sprawcy przez ofiarę o zaprzestaniu jego zachowania
spotkanie mediacyjne lub pojednawcze pomiędzy bezpośrednio zaangażowanymi stronami.

Ważne jest wówczas, nawet jeśli powstrzyma to zachowanie, aby złożyć krótki raport kierownikowi/funkcjonariuszowi działu kadr, aby kolejne przypadki dotyczące innych domniemanych sprawców/ofiar nie były rozpatrywane w odosobnieniu. Dokumentacja dotycząca rozwiązania problemu będzie przechowywana w sposób poufny.

Poważne zarzuty

Jeżeli sprawa zostanie uznana za poważniejszą, domniemana ofiara powinna zostać zachęcona do złożenia formalnej skargi do menedżera/ pracownika działu kadr, który rozpocznie formalne dochodzenie.

Formalne dochodzenie powinno obejmować:

spotkanie z domniemaną ofiarą z wyszczególnieniem zarzutu
spotkania z wszelkimi świadkami
przegląd wszelkich dowodów z dokumentów (tj. e-maili, mediów społecznościowych, dowodów medycznych i innych istotnych elementów)
spotkanie z domniemanym sprawcą w celu omówienia jego stanowiska
wszystkie rozmowy powinny odbywać się w tajemnicy i być w pełni udokumentowane.

Po zebraniu wszystkich dowodów, należy ustalić działania naprawcze z kierownictwem wyższego szczebla, tj. kierownikiem/urzędnikiem ds. zasobów ludzkich, specjalistą ds. mobbingu i molestowania.

Działania naprawcze

Mogą obejmować:

formalną mediację/pojednanie z egzekwowalnymi wynikami (patrz mediacja/pojednanie poniżej)
upomnienia ustne lub pisemne, których zapisy będą udokumentowane (patrz zasady dotyczące działań dyscyplinarnych/rozwiązań)
zwolnienie (zob. zasady dotyczące działań dyscyplinarnych/rozwiązania sporu).

Działania zaradcze mogą się różnić w zależności od zaangażowanych stron.

Mediacja/Pojednanie

Należy zapewnić termin spotkania, który będzie odpowiadał wszystkim stronom. Kierownik ds. zasobów ludzkich/urzędnik roześle zaproszenia do stron, które mają być zaangażowane.

Spotkanie powinno odbyć się w neutralnym otoczeniu i obejmować:

2 z 3 następujących osób: kierownik/urzędnik działu kadr, oficer kontaktowy lub oficer ds. mobbingu i molestowania
osoba będąca odbiorcą zachowania (ofiara) i w razie potrzeby osoba wspierająca
sprawca i w razie potrzeby osoba wspierająca

Działania z tego spotkania mają być udokumentowane i zapisane.

Działania następcze

Po zebraniu wszystkich dowodów, kierunek działania powinien zostać określony przez kierownictwo wyższego szczebla lub osobę delegowaną. W przypadku wszystkich interesariuszy w przypadkach, gdy mobbing, molestowanie lub molestowanie seksualne mogą stanowić potencjalne naruszenie prawa, zostaną oni skierowani do odpowiednich organów.

W przypadku pracowników, działania następcze mogą obejmować:

ustne lub pisemne upomnienia zgodne z polityką działań dyscyplinarnych/unieważnień
mediację/pojednanie
wypowiedzenie.

Dla stażystów i pracowników:

odpowiednią procedurę postępowania dyscyplinarnego
odpowiednią procedurę rozwiązania umowy

Jeśli jednak sprawca był pracownikiem osoby przyjmującej (lub inną osobą związaną z osobą przyjmującą), osoba ta będzie musiała zastosować swoje procedury w celu rozwiązania sytuacji. Jeśli gospodarz nie był w stanie rozwiązać tej sytuacji w sposób zadowalający, Maxima może być zmuszona do przerwania praktyki.

Poszukujący pracy lub uczestnik:

W przypadku gdy sprawcą jest osoba poszukująca pracy lub uczestnik, działania mogą obejmować:

wycofanie się ze stażu zawodowego/pracy
zakończenie usług.

W przypadku, gdy osoba poszukująca pracy lub uczestnik jest skarżącym się na domniemany mobbing, molestowanie lub molestowanie seksualne ze strony innej osoby niezwiązanej z Maximą, podczas gdy jest ona zaangażowana w program Maxima poza miejscem zamieszkania, Maxima podejmie próbę nawiązania kontaktu z odpowiednią osobą lub organizacją w celu rozwiązania sprawy. Jeśli nie będzie to możliwe, Maxima podejmie alternatywne działania w celu ukończenia programu Maxima, w który dana osoba jest zaangażowana.