Las políticas son directrices o criterios que se tienen en cuenta para la consecución de objetivos en una organización. Una política de voluntariado proporciona a la organización un método coherente para abordar el compromiso de los voluntarios en toda la organización. Ayuda a garantizar que todas las personas implicadas en la organización comprendan y valoren el compromiso de los voluntarios. Lo ideal es que la política de voluntariado se desarrolle junto con el personal y los voluntarios y se revise periódicamente. 

Una buena política también demuestra que la organización se toma en serio el compromiso de los voluntarios y lo gestiona de forma profesional, y que el compromiso de los voluntarios se planifica como parte de las actividades de toda la organización, en lugar de como una actividad ad hoc que queda fuera de la organización principal.

Antes de redactar una política, es necesario averigüar por qué se quiere involucrar a los voluntarios en la organización. ¿La organización depende de los voluntarios para prestar sus servicios? ¿Pueden los voluntarios mejorar los servicios prestados por el personal 

Esta lista es sólo orientativa.  La política de voluntariado se debe adaptar a las necesidades de la organización. Todas las declaraciones que se hagan en la política de voluntariado deben estar respaldadas por políticas y procedimientos adecuados.

Debe designarse una persona responsable que supervise la aplicación de la política. Las políticas deben revisarse periódicamente, al menos una vez al año, para ver si es necesario revisarlas en respuesta a los comentarios o cambios en la organización.

He aquí algunos ejemplos:

• Las normas de conducta son un conjunto de reglas prácticas que tienen por objeto regular el comportamiento de las personas entre sí para lograr una convivencia armoniosa. La adhesión a estas normas de conducta es una condición para el empleo. Los empleados que no cumplan estas normas pueden ser objeto de medidas disciplinarias, como el despido.

• La política contra el acoso y la intimidación reconoce el derecho de todos los empleados a que se respete su dignidad personal. La prevención del acoso es responsabilidad de cada individuo. Es responsabilidad de los directivos y de los miembros del Consejo de Administración hacer frente al acoso y el personal y los miembros del Consejo de Administración expresarán su desaprobación cuando se encuentren con el acoso. En el anexo 1 figura un modelo de política contra el acoso y la intimidación.

• Las políticas de lealtad se refieren a los deberes de lealtad de los empleados hacia la organización/asociación y el empleador. El comportamiento de los empleados debe inspirar confianza y no desprestigiar a la organización/asociación, al igual que la lealtad, la honestidad y la fidelidad.

• La política de confidencialidad es una declaración de los principios y directrices para proteger la información personal de personas que son clientes, proveedores u otros. El director general, el supervisor y el gerente deben mantener la confidencialidad de toda la información contenida en el expediente de un empleado. Esta información sólo puede ser revelada a las personas autorizadas a recibirla. La información confidencial recibida por los empleados en el transcurso de su trabajo no podrá ser utilizada por un empleado para favorecer sus intereses privados.

Procedimiento es un término que se refiere a la acción de proceder, que significa actuar de una manera determinada. El concepto, por su parte, está vinculado a un método o forma de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para llevar a cabo una tarea de forma eficiente. Su objetivo debe ser único y fácilmente identificable, aunque pueden existir diferentes procedimientos para el mismo fin, cada uno con estructuras y pasos diferentes, y cada uno ofreciendo más o menos eficiencia.

Si las políticas establecen las directrices de la organización, "lo que hay que hacer", el segundo paso será la elaboración de determinados procedimientos que orienten sobre "cómo hay que hacerlo". La existencia de una política de voluntariado, e incluso la elaboración de determinados procedimientos de actuación, facilita la tarea de coordinación de los voluntarios, ya que tienen una orientación o guía para su trabajo.

Algunos ejemplos de procedimientos para llevar a cabo futuras actividades (basados en las políticas de la sección anterior) son:

• Procedimientos de las normas de conducta. El Consejo de Administración debe promover la difusión, el conocimiento y el cumplimiento de las normas de conducta y establecer los canales de comunicación adecuados para que cualquier empleado pueda solicitar o facilitar información sobre el cumplimiento de las normas, garantizando en todo momento la confidencialidad de las denuncias que se tramiten. Debe establecerse información sobre el nivel de cumplimiento de las normas de conducta.

• Procedimiento contra la intimidación y el acoso. En primer lugar, el personal debe recibir formación sobre la prevención del acoso. El personal debe informar inmediatamente de la situación al equipo directivo e identificar la situación. Inicialmente, se ofrecerá tanto al denunciante como al presunto acosador o intimidador la oportunidad de resolver el conflicto a través de una mediación directa. Si no se llega a un acuerdo, el procedimiento continuará. El procedimiento es urgente y confidencial. Una vez iniciado el procedimiento, se celebra una reunión con las personas implicadas en el caso. Una vez obtenida la información y realizada una declaración personal por escrito, se informará a las partes de las conclusiones y/o de las medidas correctoras propuestas. En el anexo 2 figura un modelo de procedimiento contra el acoso y la intimidación.

• Procedimiento de fidelización. Antes de fidelizar al personal, es importante identificar con quién cuenta la organización. Sus perfiles, sus contribuciones y su nivel de compromiso. Por otra parte, la fidelización de los empleados requiere tener en cuenta el tiempo y los recursos invertidos en la formación y la educación. Por lo tanto, para fidelizar, es esencial valorar a los empleados como los eslabones más importantes de la sociedad. Las responsabilidades de los directivos con los trabajadores incluyen la remuneración y los beneficios socioeconómicos, las oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional, la motivación y la seguridad laboral, y la adecuación de las relaciones interpersonales. Las técnicas de fidelización incluyen la evaluación del clima laboral, las encuestas de motivación y satisfacción personal, los cuestionarios a los empleados y las entrevistas.

• Procedimientos de confidencialidad. Los empleados deben informarse sobre la privacidad y el manejo de información confidencial y firmar un formulario de Reconocimiento de Privacidad y Confidencialidad de la Información antes de comenzar a trabajar en la organización/asociación. Los directivos deben asegurarse de que los nuevos empleados firmen un formulario de Reconocimiento de Privacidad y Confidencialidad de la Información antes de empezar a trabajar en la organización/asociación. El personal de recursos humanos deberá colocar estos formularios en los expedientes de los empleados.