Модул 5

ПОЛИТИКИ И ПРОЦЕДУРИ

Работата на доброволците е много важна за редица организации. За да се оцени тяхната роля, в рамките на дадена организация, е много важно да има въведени политики и процедури, които да отговарят на нуждите на организаторите.

Модулът описва политиките и процедурите, които могат да помогнат за установяването на твърда основа за успеха и безопасността за участниците и работниците, които са част от програмите за социална подкрепа.

Основните цели на модула са:

  • Да се разбере концепцията и значението на политиките и процедурите на дадена организация.
  • Да се познават различните политики и процедури, които протичат в дадена организация.
  • Да се научи кои са най-честите процедури за регулиране на доброволческите дейности.

Приблизителното време за изчитане за модула, без да се вземат предвид допълнителните източници, е около 3 часа.

Обучаемите не е нужно да притежават особени знания или умения. Те ще се нуждаят от компютър с интернет връзка и лист хартия и химикалка, за да си вземат бележки.

Препоръчително е обучаемите да разгледат препратките  и да се запознаят подробно с предоставената информация.

Съдържание

Всяка организация е съставена от лица с различни роли и се отнася до различни групи, включително мениджмънт, платен персонал, доброволци, потребители и други. Доброволческите организации се характеризират със значението на тази конкретна група, която ги идентифицира или им дава самоличност.

Фигура 1: Отделни лица, свързани с организациите

Алтруистичният характер на доброволчеството и фактът, че много организации често успяват да просъществуват благодарение на усилията на доброволците, понякога водят до подценяване на важността на управлението на тази група. Има елементи, които трябва да се регулират едновременно, както за организацията, така и за доброволеца, за да може отношенията да са възможно най-полезни и за двете страни. Доброволческият мениджмънт има за цел да помогне на хората да реализират потенциала си по начин, който съгласува мотивацията им с целите на организацията. Не всички организации са достигнали такова ниво на развитие, което да им позволи прилагането на общи мерки за доброволците, за да се приведат в съответствие перспективите или очакванията на тази група с тези на организацията. Трябва да се вземе предвид, че тяхното управление изисква цялостен поглед, който позволява анализ на целия жизнен път на лицето в организацията. Политиките и процедурите са набор от правила и методи, разработени за структуриране на специфични процеси в една организация. Терминът обхваща набор от инструкции за персонала, вариращи от общи насоки до конкретни стъпки за специфични задачи. Определянето и съобщаването на политиките и процедурите е необходимо във всички организации. Политиките са общи принципи, които са съгласувани с мисията на организацията и са предназначени от ръководителите да обслужват всички служители при вземането на решения за осъществяване на ежедневните им задачи. Процедурите са по-конкретни и подробни правила, обикновено изразени като методи или стъпки за извършване на определена дейност. Политиките и процедурите следва да бъдат съгласувани помежду си и да споделят обща стратегическа цел. Те подкрепят стандартизацията чрез най-добри практики и правят комуникацията на инструкциите и обучението по-пълна и ефективна.

Политиките са насоки или критерии, които се разглеждат за постигането на целите в дадена организация. Доброволческата политика предоставя на организацията последователен метод за справяне с доброволческата ангажираност в цялата организация. Тя има за цел всеки, участващ в организацията, да разбира и цени доброволческата ангажираност. В идеалния случай доброволческата политика следва да се разработва заедно с персонала и доброволците и да се преразглежда редовно.

Добрата политика показва също, че организацията приема сериозно ангажираността на доброволците и я управлява професионално, и че доброволческата ангажираност се планира като част от дейностите на цялата организация, а не като специална такава, която се намира извън основната организация.

Помислете защо искате да включите доброволци във Вашата организация. Тя разчита ли на доброволци, които да доставят услугите й? Могат ли доброволците да подобрят услугите, предоставяни от платения персонал?

Секции, включвани в доброволческите политики:

  • Описание на организацията;
  • Цели;
  • Роли и отговорности на доброволците;
  • Назначаване, подбор и разпределяне;
  • Подкрепа и супервизия;
  • Обучение и развитие;
  • Признания;
  • Решаване на проблеми.

Този списък е само за насока. Трябва да адаптирате доброволческия си политики към нуждите на Вашата организация. Всички изявления, трябва да бъдат подкрепени чрез подходящи политики и процедури.

Следва да бъде назначено отговорно лице, което да съблюдава прилагането на политиката. Политиките следва да се преразглеждат редовно, поне веднъж годишно, за да се види дали трябва да се направят някакви промени.

Ето някои примери:

  • Поведенческите насоки са набор от практически правила, които имат за цел да регулират поведението на хората един към друг, за да се постигне хармонично съвместно съществуване. Придържането към тези стандарти на поведение е условие за заетост. Служителите, които не спазват тези стандарти, могат да подлежат на дисциплинарни действия като уволнение.
  • Политиката за борба с конфликти признава правото на всички служители да пазят личното си достойнство. Предотвратяването на конфликти е отговорност на всеки индивид. Образец за борба с конфликти е предвиден в приложение 1.
  • Политиките за лоялност се отнасят до задълженията на служителите за лоялност към сдружението и работодателя. Поведението на служителите трябва да вдъхновява доверие и основни принципи да са лоялността, честността и надеждността.
  • Политиката за поверителност е декларация за принципите и насоките за защита на личната информация на лица, които са клиенти, доставчици или други. Цялата информация в досието на служителя трябва бъде поверителна. Тази информация може да бъде разкривана само на лица, упълномощени да я получат. Поверителната информация, получена от служителите в хода на тяхната заетост, не се използва за по-нататъшни частни интереси.

Процедурата е термин, който се отнася до действието и изпълнението на определени задачи.

Процедура, в този смисъл, се състои от следване на някои предварително определени стъпки с цел ефикасно изпълнение на дадена задача. Нейната цел следва да бъде уникална и лесно разпознаваема, въпреки че може да има различни процедури за една и съща цел, всяка с различни структури и стъпки, и всяка предлагаща повече или по-малко ефективност.

Ако политиката определя насоките на организацията, "какво трябва да се направи", втората стъпка ще бъде изработването на определени процедури, които дават насоки за това "как трябва да се направи". Наличието на доброволческа политика, а дори и разработването на определени процедури за действие, улеснява координацията на доброволците, тъй като те имат ориентация или ръководство за работата си.

Примери за процедури за провеждане на бъдещи дейности (въз основа на политиките на предишния раздел) са:

  • Процедура за правила за поведение. Съветът на директорите трябва да насърчава разпространението, разбирането и спазването на правилата за поведение и да установява подходящите канали за комуникация. Така се гарантира, че всеки служител да може да поиска или да предостави информация за спазването на правилата, като същевременно се гарантира поверителността на жалбите. Следва да се установи дали информацията съответства със стандартите за поведение.

 

  • Политики за превенция на насилие и тормоз. На първа инстанция персоналът трябва да бъде обучен в превенция на насилие и тормоз. Персоналът следва незабавно да докладва ситуацията на ръководния екип и да установи ситуацията. Първоначално както жалбоподателят, така и предполагаемият насилник ще получат възможност да разрешат конфликта чрез пряко посредничество. Ако не бъде постигнато споразумение, процедурата ще продължи. Процедурата е важна и поверителна. След започване на процедурата се провежда среща с лицата, участващи в делото. След получаване на информация и направено лично писмено изявление, страните ще бъдат информирани за заключенията и/или предложените коригиращи действия. Образец на процедура за борба с конфликти и насилие е предвиден в Приложение 2.

 

  • Процедура за лоялност. Преди изграждането на лоялност, е важно да се установи с кои точно лица работи организацията -  профилите им, приносът им и нивото им на ангажираност. От друга страна, лоялността на служителите изисква да се вземат предвид времето и ресурсите, инвестирани в обучението и образованието. Ето защо, за да се изгради лоялност, от съществено значение е служителите да ценят най-важните връзки в партньорството. Отговорностите на мениджърите към работниците включват компенсации и социално-икономически ползи, възможности за растеж и кариерно развитие, мотивация и сигурност на работните места, както и целесъобразност на междуличностните взаимоотношения. Техниките за изграждане на лоялност включват оценка на средата на работата, мотивацията и проучванията за лично удовлетворение, както и въпросници за служителите и интервюта.

 

  • Процедура за поверителност. Служителите трябва да научат за неприкосновеността на личния живот и боравенето с поверителна информация и да подпишат формуляр "Потвърждение за неприкосновеността на личния живот и поверителността на информацията", преди да започнат работа със съответната компания. Персоналът по човешките ресурси следва да постави тези формуляри в досиетата на служителите.

Тази глава съдържа информация за политиките и процедурите, които се отнасят до сдружения или компании. В този случай сценарият би се състоял от сдружения за социална подкрепа. Предлагат се насоки за действие в гореспоменатите случаи.

До края на този модул ще можете да:

  • Познавате необходимостта да имате създадени подходяща политика и процедури.
  • Идентифицирате видовете политики и процедури в дадена асоциация.

Самооценка

  • What are policies and procedures? - definition: Meaning: Example. My Accounting Course. (n.d.). Retrieved from https://www.myaccountingcourse.com/accounting-dictionary/policies-and-procedures
  • Policies and procedures handbook. A Guide for Not-for-profit Organisations. Produced by Volunteering WA, 2019. Retrieved from https://www.volunteeringwa.org.au/resources/policies-and-procedures

Поставете името (логото) на фирмата тук:

Превенция на насилие и тормоз

Политика

(Поставете името на фирма) се ангажира да осигури безопасна и уважителна работна среда за целия персонал и клиенти. Насилието и/или тормозът няма да бъдат толерирани в тази организация. Всички работници ще бъдат третирани по справедлив и почтителен начин.

Превенция на насилие и тормоз:

  1. Включва всяко неподходящо поведение или коментар от страна на лице към работник, с които лицето съзнателно е причинило унижение или сплашване на съответния работник.
  2. Ако лицето не приема никакво разумно действие, предприето от работодател или ръководител, свързано с управлението и ръководството на работниците или мястото на работа.

Примери за поведение или коментари, които биха могли да представляват насилие и тормоз, включват словесна агресия или обиди, наричане на някого с унизителни имена, злонамерени практики, вандализъм,  разпространение на злонамерени слухове и др.

Работодателите отговарят за:

  • Създаване и поддържане на почтително поведение на работното място;
  • Да се вземат сериозно всички оплаквания относно неуважително поведение и да се реагира на тях своевременно;
  • Намеса, когато станат свидетели на неуважително поведение;
  • Предоставяне на насоки и помощ на служители, които съобщават за неуважително поведение;
  • Разследване на доклади за тормоз и насилие, когато е необходимо и предприемане на правилни коригиращи действия;
  • Обясняване важността на тази Политика, когато участват в ориентирането на нови служители.

Служителите отговарят за:

  • Да се държат по почтителен начин на работното място и на места, свързани със събирания;
  • Опитат да разрешават различията с други работници по почтителен начин;
  • Да потърсят съдействие от своя надзорен орган или ръководител;
  • Докладване пред работодателя, ако са били тормозени или са станали свидетели на тормоз над друго лице;
  • Сътрудничество при разследване на оплаквания.

Поверителност

(Посочете името на фирмата тук) ще запази самоличността на физическите лица, участващи в жалбата, както и всякаква информация за нея поверителна, освен ако: тя е необходима при разследването на жалбата, ако тя е част от дисциплинарната институция, или когато тя е част от закона.

Подпис:

Дата:

   

Процедура за превенция на насилие и тормоз

Процедура

Целият персонал, трябва да бъде запознат Политиките за превенция на насилие и тормоз, и да работи в съответствие с тях.

Тъй като обхватът на Политиката се разширява до заинтересованите страни като персонал, служители, стажанти и търсещи работа, ще има вариации в самата процедура. До голяма степен те се основават на директния контрол, напр. отношения с домакини и други външни заинтересовани страни.

Общите принципи са:

  • Гарантира се, че е осигурена безопасна работна среда (което може да означава на практика, че жалбоподателят е отстранен от ситуацията, докато не се установи, че околната среда не представлява риск за работниците);
  • Да се вземе предвид мнението на жалбоподателя;
  • Да се оцени обективно ситуацията;
  • Доверието/способността на екипа да се справи с проблема;
  • Предоставяне на информация за застъпничество и подкрепа, когато е необходимо.

При съмнение, служителите, които получават сигнал за случай на тормоз, насилие или сексуален тормоз, се насърчават да обсъдят въпроса поверително с ръководителя/служителя по човешкия ресурси, мениджъра или служителя, работещ за превенцията на насилието и тормоза.

Методи за докладване

Включително:

  • Директно наблюдение
  • Рапорт от физическо лице, или от група физически лица
  • Чрез трета страна, която докладва наблюдавано или извършено действие.

Всички доклади трябва да се вземат на сериозно и да се третират поверително.

Когато въпросът е докладван от трета страна, важно е да се говори с предполагаемата жертва и да се разбере мнението й за въпросното поведение.

Методи за преструктуриране

Всеки член на компанията, който получава доклад за тормоз, насилие или сексуален тормоз, трябва да вземе решение спрямо съответната резолюция. Когато се направи това, се очаква да се вземат предвид следните:

  • гледната точка на жалбоподателя
  • сериозността на темата
  • доверието/способността на екипа да се справи с проблема.

 

При съмнение, служителите, които получават сигнал за случай на тормоз, насилие или сексуален тормоз, се насърчава да обсъдят въпроса поверително с ръководителя/служителя по човешкия ресурси, мениджъра или служителя, работещ за превенцията на насилието и тормоза.

Когато въпросът е докладван от трета страна, важно е да се говори с предполагаемата жертва и да се разбере мнението й за въпросното поведение.

Второстепенни твърдения

За по-малко сериозни въпроси резолюцията може да включва:

  • неофициални съвети
  • жертвата да каже на извършителя да спре
  • среща по посредничество или помирение между пряко участващите страни.

Дори и тормозът за спре, е важно, да бъде подаден кратък доклад до мениджъра/служителя по човешки ресурси, така че следващите случаи, включващи други предполагаеми извършители/жертви, да не се разглеждат изолирано. Записът на решението ще се пази поверително.

Сериозни твърдения

Ако се прецени, че въпросът е от по-сериозен характер, предполагаемата жертва трябва да бъде насърчена да подаде официална жалба до мениджъра/служителя по човешки ресурси, който ще започне официално разследване. Официално разследване следва да включва:

  • среща с предполагаемата жертва,
  • срещи с всякакви свидетели,
  • преглед на всякакви документни доказателства (т.е. имейли, социални медии, медицински доказателства и други),
  • среща с предполагаемия извършител, за да обсъдят позициите си,
  • всички интервюта да се провеждат поверително и да бъдат напълно документирани.

След като бъдат събрани всички доказателства, трябва да се изберат и предприемат коригиращи действия заедно с висшето ръководство т.е. ръководителя/служителя по човешки ресурси, мениджъра или служителят, работещ за превенция на насилието и тормоза.

Коригиращи действия

Могат да включва:

  • формално посредничество с изпълними резултати (вж. Посредничество/помирение по-долу)
  • вербални или писмени предупреждения, записите за които ще бъдат документирани (вж. дисциплинарната политика за действие)
  • уволнение (вж. дисциплинарната политика за действие/прекратяване).

Коригиращите действия могат да се различават в зависимост от участващите заинтересовани страни.

Посредничество/Помирение

Трябва да се осигури дата на срещата, която да бъде удобна за всички страни. Мениджърът/служителят от  човешките ресурси ще изпрати покани до страните, които ще участват.

Срещата следва да се проведе в неутрална среда и да включва:

  • 2 от следните 3 души: ръководителя/служителя по човешки ресурси, мениджъра или служителят, работещ за превенция на насилието и тормоза
  • жертвата и лице за подкрепа, ако е необходимо
  • извършителя и лице за подкрепа, ако е необходимо.

Действията от тази среща трябва да бъдат документирани и записани.

Последващи действия

След като всички доказателства бъдат събрани, следва да се определи курс на действие от висшето ръководство. В случаите, когато тормозът, насилието или сексуалният тормоз могат да представляват потенциално нарушение на закона, те ще бъдат отнесени до подходящите органи.

За персонала последващите действия могат да включват:

  • словесни или писмени предупреждения, съобразени с дисциплинарната политика за действие/прекратяване
  • посредничество/помирение
  • уволнение.

За стажанти и служители:

  • съответната процедура за дисциплинарни действия
  • съответната процедура по прекратяване

Въпреки това, ако извършителят е бил служител на домакина (или друго лице, свързано с него), домакинът ще трябва да въведе своите процедури за разрешаване на ситуацията. Ако домакинът не е успял да разреши задоволително ситуацията, може да се наложи приключване на дейността.

Търсещо работа лице или участник:

Когато има търсещо работа лице, действията на извършителя могат да включват:

  • оттегляне от работната среда
  • прекратяване на услугите.